第一章 总则

第一条  为了规范南都公益基金会（以下简称“基金会”）供应商管理，确保机构采购的物资和服务性价比最优，同时保证项目高效、规范运作，特制定本制度。

第二条  本制度适用于机构日常办公和项目执行所涉及的物资和服务类采购的供应商选择与管理。

第三条  供应商管理原则：

（一）统一管理、规范运作、有效监督；

（二）公开、公正、公平；

（三）强调性价比最优；

（四）不得损害基金会、受益人的利益和社会公共利益。

第二章 供应商选择

第四条 供应商应为经合法登记注册的组织或具有某一方面专业技能的个人。

（一）合法登记注册的法人实体，应具备下列条件：

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉或社会公信力；

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4.有依法纳税的良好记录；

5.无失信记录。

（二）个人供应商应具备下列条件：

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有履行合同所必需的设备和专业技能。

第五条 供应商分为固定供应商和非固定供应商两类。经办部门根据项目工作实际需求优先选择《固定供应商目录》中的供应商。若《固定供应商目录》无法挑选出适合工作需要的供应商，可另行选择非固定供应商。

第六条 采购及供应商选择程序

（一）采购固定资产、低值易耗品及员工福利

（二）审计、法务、IT及财务服务类

（三）传播用品设计及制作、新媒体开发和运维、公关、传播服务、会展服务、摄影、摄像、速记等服务

（四）公益项目执行、研究、评估、咨询等服务

（五）房屋设计装修工程

以上五类采购所有金额均为单次合同预算金额。任何项目不可为避免比价、竞争性磋商流程而对合同进行分解或以其他方式规避比价。

第七条 符合竞争性磋商、比价条件但具有下列情况之一的，可不采用竞争性磋商、比价方式，由经办人提出建议方式并书面报领导审批：

1.供应商或者服务提供者少于两家，不能形成有效竞争的；

2.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额30%的；

3.特殊行业规定或因紧急救灾等原因不适宜的。

第八条 供应商须提供的资料

（一）法人实体应提供以下资料：

1.机构及团队的专业资质：包括但不限于机构简介、注册文件（包括营业执照、组织机构代码及税务登记证等，复印件加盖机构公章）、团队成员简介及资质证明等；

2.按采购需求提供的其他资料。

（二）个人应提供以下材料：

1.个人简介（过往作品、主要技能证明等）；

2.身份证正反面复印件；

3.按采购需求提供的其他资料。

第九条 采用三方比价方式的，应遵循以下程序：

（一）至少获得三家报价，并填写比价记录表；

（二）评估各方的资质、方案和报价，选择性价比最优的供应商；

（三）签署含报价单的书面协议作为支付时的辅助文件。

第十条 采用竞争性磋商方式的，应遵循下列程序：

（一）达到竞争性磋商数额标准的采购项目，拟采用竞争性磋商采购方式的，采购人应当在采购活动开始前，报秘书长书面审批通过后开始实施。

（二）编制和发布磋商公告。磋商公告应当包括采购人的名称、地点；采购项目的基本概括介绍、项目的预算、联系人的姓名和电话；供应商资格条件；获取磋商文件的时间、地点、方式；响应文件提交的截止时间和方式等。磋商公告在基金会官方媒介发布。

（三）制定磋商文件。磋商文件不得要求或标明供应商名称或特定货品的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。磋商文件应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、评审程序、评审方法、评审标准、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、磋商过程中可能实质性变动的内容、响应文件提交的截止时间以及合同草案条款等。

（四）审核供应商资质。根据磋商公告中供应商资格条件的要求审核报名的供应商，确定提供磋商文件的供应商名单。

（五）向供应商提供磋商文件。需要邀请不少于3家符合资格条件的供应商参加磋商。接收响应文件的截止日期应自磋商文件发出之日起不少于10日。

采购人可以视采购项目的具体情况，组织供应商进行现场考察或召开磋商前答疑会，但不得单独或分别组织只有一个供应商参加的现场考察和答疑会。

供应商应当按照磋商文件的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。供应商应当在磋商文件要求的截止时间前，将响应文件电子版加密送达指定邮箱。在截止时间后送达的响应文件为无效文件，采购人应当拒收。供应商在提交响应文件截止时间前，可以对所提交的相应文件进行补充、修订或撤回，并书面通知采购人。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。

（六）成立竞争性磋商小组。磋商小组由采购经办人和相关负责人共3人以上单数组成。若项目涉及特殊技术或行业要求，应邀请相关专家参与磋商小组工作。评审专家应当遵守评审工作纪律，不得泄露评审情况和评审中获悉的商业秘密。

（七）初审。磋商小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则，根据磋商文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。未实质性响应磋商文件的响应文件按无效响应处理，磋商小组应当告知提交响应文件的供应商。

磋商小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。供应商的澄清、说明或者更正应当以书面形式作出，并且由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。

磋商小组对响应文件进行综合评分，按照综合得分由高到低顺序确定至少3家供应商参加现场磋商。

（八）现场磋商。磋商小组所有成员集中与单一供应商分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。在磋商过程中，磋商的任何一方不得透露与磋商有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

（九）确定成交供应商。磋商结束后，磋商小组应当要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价，提交最后报价的供应商不得少于2家，如果最后报价的供应商未报价，按照其磋商响应文件中的报价为准。最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

磋商小组对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分，按照评审得分由高到低顺序推荐成交候选供应商，并编写评审报告。评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序推荐。评审得分且最后报价相同的，按照技术指标优劣顺序推荐。

评审报告应当由磋商小组全体人员签字认可。磋商小组成员对评审报告有异议的，磋商小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选供应商，采购程序继续进行。对评审报告有异议的磋商小组成员，应当在报告上签署不同意见并说明理由，由磋商小组书面记录相关情况。磋商小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评审报告。

采购经办人按照磋商小组签字确定的评审报告所示，从成交候选供应商名单中按排序顺序确定成交供应商，同时向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果在基金会官方媒介上公告。

（十）与成交供应商签订书面协议。

第三章 供应商的日常管理与监督

第十一条 确定具体供应商后应与其签订书面协议。采购物资或服务的经办人负责与供应商在服务期间的沟通，确保供应商依据书面协议按时保质完成相应服务。

第十二条 服务验收完成后，经办人应及时记录供应商服务效果等记录，包括但不限于服务品质、交付日期、策划创意、沟通能力、现场执行和日常配合等方面的信息。相关记录由综合运营部统一收集保存。

第十三条 综合运营部负责组织对固定供应商的年度评价。年度评价是指以年度为周期对固定供应商做综合评估，每年年底一次。综合运营部收集各部门对固定供应商的评价，在此基础之上确定是否保留其在《固定供应商目录》的资格，报秘书长审批。

第十四条 年度供应商评价期间，可以新增固定供应商。新增固定供应商需满足以下条件：

（一）至少与基金会合作两次；

（二）且每次都能达到基金会相应物资采购或服务提供的要求；

（三）经办人评价该供应商可继续长期合作。

第十五条 固定供应商连续合作3年后，应进行重新比价后方可进入《固定供应商目录》。比价包括不限于对供应商的质量、交货期、价格、服务等方面的综合考核，以持续优化《固定供应商目录》的持续优化，确保采购物资和服务的成本效益。

第四章 部门职责

第十六条 综合运营部负责供应商的归口管理，包括供应商电子及纸质档案管理、固定供应商服务效果记录、固定供应商年度评价和更新《固定供应商目录》。

第十七条 各经办部门负责收集供应商信息，监督管理供应商日常工作开展，并及时做好供应商服务结束后的评价工作。如需开展竞争性磋商，由经办部门负责相关组织工作，确保流程的公正、透明与高效。

第五章 附则

第十八条  本制度解释权属基金会秘书处。经基金会理事会审议通过，自公布之日起实施执行。

南都公益基金会

2024年12月5日