第一章  总则

第一条   依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《慈善组织信息公开办法》和《南都公益基金会章程》的相关规定，为保障南都公益基金会（以下简称“基金会”）对项目的规范管理，确保项目运行的合法、规范、高效，特制定本管理制度。

第二条   本制度适用于依据《南都公益基金会章程》开展的公益慈善项目。

第三条   基金会的项目管理分为战略规划、品牌项目和具体项目三个层级。

（一）基金会战略规划是业务和项目规划的基本依据。

（二）品牌项目基于基金会战略规划制定，周期一般较长，在一个或持续几个战略规划周期内保持稳定。

（三）具体项目从属于品牌项目，以品牌项目的年度工作计划和预算为依据设立具体项目。

第四条   基金会的项目运作模式分为资助类、运作类和混合类。

（一）资助类：支持合作伙伴发起的公益项目，由合作伙伴按照基金会审核通过的项目方案执行。该类项目管理参照本制度内容执行。

（二）运作类：基金会自行操作实施的项目，通过比价、竞争性磋商程序寻找第三方机构提供相应服务。该类项目管理参照《供应商管理制度》执行。

（三）混合类：包含资助类和运作类项目，按照其具体项目运作模式分别管理。

第五条   本制度包括对项目管理机构及其职责、项目立项、项目实施、项目评估、项目中止与结项、项目财务管理、项目信息公开、项目档案管理等方面的规定。

第二章  项目管理机构及其职责

第六条   理事会是基金会最高权力机构，在项目管理中的职责包括：

（一）审议、批准基金会战略规划和品牌项目；

（二）审议、批准品牌项目的年度工作计划及预算；

（三）审议、批准《南都公益基金会项目管理制度》。

第七条   秘书处对项目管理负全责，秘书处下设项目部和综合运营部，配备专职人员，行使项目管理职责，具体包括：

（一）秘书长负责基金会项目管理的日常组织领导，在项目管理中的职责包括：

1.组织制定基金会战略规划；

2.组织制定品牌项目的年度工作计划及预算；

3.审批项目的立项、实施、调整、中止、结项；

4.组织基金会项目管理制度的制定与落实；

5.安排、检查和指导项目管理的工作。

（二）项目部是项目管理的执行部门，主要职责包括：

1.负责基金会战略规划中业务策略的落地实施和品牌项目长远规划、年度计划的制定；

2.负责具体项目的调研、研发、设计、执行、监测、评估、总结等全流程管理工作；

3.负责具体项目的财务管理，确保资金合法合规地有效使用；

4.负责与项目利益相关方的联络沟通和信息反馈，维护和拓展合作伙伴关系；

5.负责与项目捐赠方的联络沟通，向捐赠方及时报告项目进展和资金使用情况；

6.负责项目的信息公开、品牌传播、项目档案、知识管理等工作。

（三）综合运营部负责提供财务管理、人力资源、信息公开、行政支持和品牌传播等方面的服务与管理工作。

第三章  项目立项

第八条   根据《南都公益基金会章程》，基金会立项应遵循的基本原则是：

（一）符合基金会章程的有关规定；

（二）符合机构使命、价值观及战略；

（三）综合考虑项目的公益性、可行性和有效性。

第九条  战略规划中的品牌项目长远规划经理事会通过后，项目负责人对品牌项目做整体立项，经秘书长审批通过后，由项目负责人根据品牌项目年度计划开展具体项目的执行。

第十条  品牌项目的整体立项完成后，具体项目根据不同的项目运作模式采取相应的立项流程：

（一）资助类项目

 1.通过公开渠道招募或定向邀请潜在合作伙伴提交项目建议书或概念书，由项目部指派项目经办人负责与申请机构沟通、完善项目建议书或概念书，必要时开展适当的项目前期调研；

2.项目经办人准备项目相关资料上报资助决策会，资助决策会参照《南都公益基金会资助决策会工作指南》执行；

3.已有固定筛选标准和流程的项目无须提至资助决策会；

4.经资助决策会评估，获得通过后，项目经办人提交包含项目建议书的项目立项申请,经项目负责人和秘书长审批通过。

（二）运作类项目

项目经办人制定项目计划书、预算等提交项目立项申请，由项目负责人和秘书长审批。立项审批通过后，根据《南都公益基金会供应商管理制度》确定服务供应商。

（三）混合类项目

项目经办人制定项目计划书、预算等提交项目立项申请，由项目负责人和秘书长审批。立项审批通过后，按子项目运作模式分别管理。

第十一条   有外部捐赠资金的项目，在立项时需列明外部资金来源，外部资金需单独核算管理。

1.外部捐赠资金来自境内的，按照《南都公益基金会接受捐赠管理办法》实施；

2.外部捐赠资金来自境外的，除境内资金管理要求外，还需按照《南都公益基金会“三重一大”事项决策制度》和民政部相关规定进行事前报告。

第十二条   涉及到以下两种特殊情况，报理事会审批后立项开展。

（一）如因内外部情况变化，需在理事会审批通过的年度工作计划以外设立开展项目，由秘书处向理事会报告，经理事会审议通过后方可立项开展；

（二）紧急的救灾类项目，由秘书处向理事会报告后先开展，后补齐立项程序。

第四章  项目实施

第十三条   基金会对项目按照协议约定进行监管，确保项目资金按时到位、项目按照协议执行、达到预期效果。

第十四条   由基金会与合作伙伴签署项目协议，明确约定项目的预期目标、项目内容、考核指标、付款条件、项目经办人、各方的责任以及违约责任等，并把项目协议作为基金会检查项目执行情况、项目验收及拨付项目资金的主要依据。

第十五条   项目执行过程中，实行项目经办人负责制度，对项目实施进行全过程监管。其主要职责是：负责项目协议的执行，落实项目资金的足额到位；组织项目的具体执行；负责项目的日常跟进、监测和财务管理；及时向基金会报告项目执行情况及其跟进情况。

第十六条   基金会项目监测体系分别是日常监测、阶段性监测和第三方监测。

1.日常监测：由项目经办人负责，随时跟进项目进展，记录项目执行情况、沟通情况及活动开展情况。

2.阶段性监测：根据项目协议内容，合作伙伴按周期提交阶段性报告，项目经办人定期检查监督项目执行情况，评估项目的工作成效和预算执行情况，处理项目执行中出现的问题，与合作伙伴沟通反馈，推进实现项目的预期目标。

3.第三方监测：基金会每年选取部分项目，委托第三方机构对合作伙伴的项目资金使用和内部治理情况进行合规检查。

第十七条   项目调整。项目在实施过程中，根据项目内外部情况、受益人需求或合作伙伴本身发生重大调整等各种变化可以适时调整项目。项目调整由合作伙伴提出申请，由项目经办人报项目负责人和秘书长审批后方可执行。项目总预算、合作主体和项目主要内容等条款发生重大变更调整时，须与合作伙伴签署补充协议。

第五章 项目评估

第十八条   评估目的。项目终期评估是对项目的设计、实施和管理等进行全过程的回顾与总结，旨在全面评价项目的执行情况和实施效果，总结项目经验和存在的问题，为未来同类项目提供参考和借鉴。

第十九条   评估形式。基金会的项目终期评估分为内部评估和第三方评估两种形式。原则上所有项目都应开展内部评估。对于重大公益慈善项目或有特殊需求的项目，可邀请外部独立第三方开展项目评估，由项目经办人根据项目资金及项目需求制定评估计划，报项目负责人和秘书长审批后执行。

第二十条   评估内容。项目评估基于项目问责和项目学习的目的，对于项目的管理机制、实施过程与产出、项目效果及影响、项目经验与不足、主要问题及改进意见等进行定性和定量的调查与分析，形成评估报告。

第六章 项目中止与结项

第二十一条  项目中止是项目非正常终止的情况，具体包括：

1.合作伙伴未根据项目建议书实施项目，且并未给予合理解释的；

2.合作伙伴没有根据项目预算适当使用项目资金，将资金挪作它用；

3.合作伙伴发生重大合规风险，并拒不改正的；

4.合作伙伴拒不提供或提供虚假的项目报告、财务报告和其他项目资料的；

5.因不可抗力，经基金会与合作伙伴勤勉努力后项目仍无法继续实施的。

第二十二条  项目中止流程。遇到项目非正常终止的情况，项目经办人应立即停止支付剩余项目资金，及时中止项目的执行，并根据事件的影响程度，与基金会管理层、财务、法务以及合作伙伴共同协商是否需要合作伙伴退还已经拨付但尚未投入使用的项目资金，或明确该笔资金的后续用途。所有协商过程须以邮件、会议记录等方式书面记录，由项目经办人提出中止申请，经项目负责人和秘书长依次审批后，在法务的指导下签署项目中止协议。

第二十三条  项目结项流程。项目执行完成后，项目经办人根据与合作伙伴签署的协议内容，对项目进行检查和验收，审核合作伙伴提交的结项报告、财务报告、项目产出、评估报告（如有）等，并与合作伙伴沟通反馈，如项目有剩余资金，需与合作伙伴沟通剩余资金的用途。在此基础上，项目经办人提交项目结项关闭申请以及合作伙伴提交的结项材料，经项目负责人和秘书长依次审批通过后，项目正式结项关闭。

第七章 项目财务管理

第二十四条  严格按照《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等有关法律法规以及《南都公益基金会财务管理制度》《南都公益基金会项目财务指引》对项目资金进行规范化管理。

第二十五条  项目审批后，基金会根据项目协议中约定的拨付原则向合作伙伴拨款；合作伙伴应对基金会资助的资金建立项目专用账户，专款专用，以项目预算为基本依据组织、协调项目活动及安排开支；合作伙伴应定期向基金会提交项目资金使用情况报告和项目预算执行进度表，报告项目财务预算的执行进度、执行差异等财务信息。结项时如项目资金有剩余，由项目经办人与合作伙伴沟通确认剩余资金的使用方向，并报项目负责人和秘书长审批通过后执行。

第二十六条  项目预算如有重大调整，合作伙伴应报基金会项目经办人审核批准，具体标准可参考《南都公益基金会项目财务指引》执行。

第二十七条  加强对项目资金的管理，及时建立、健全内控制度。本着勤俭节约、高效使用的原则管理项目资金，按照项目进度分次拨款，确保资金支出合法、合规、合理，财务数据真实、准确、完整，以及项目财务档案健全有效。

第二十八条   按照捐赠人和相关部门要求对项目进行专项审计。

第八章 项目信息公开

第二十九条  按照《慈善法》、《慈善组织信息公开办法》和《南都公益基金会信息公开制度》相关规定，基金会在品牌项目立项和结束时，应当在统一信息平台“慈善中国”向社会公开项目的名称和内容等有关情况，每年在《年度工作报告》中公开项目进展情况。

第三十条   信息公开要体现“真实、完整、及时”的原则。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的信息以及捐赠人、志愿者、受益人不同意公开的姓名、名称、住所、通讯方式等信息，不得公开。

第三十一条  综合运营部负责提供相关财务数据、统筹信息公开相关工作，项目部负责提供项目相关信息并核对项目信息公开情况。

第九章 项目档案管理

第三十二条  项目经办人是项目档案管理的第一责任人，所有项目均需建立档案进行管理。项目负责人是项目档案管理的监督者。项目经办人应及时做好档案整理和归类建档，项目负责人定期检查项目资料归档情况。

第三十三条  项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。项目档案包含文档、照片、音频、视频等形式，包括但不限于以下内容：

1. 项目档案归档目录：根据立项项目实际存档资料调整；

2. 项目论证、立项：项目建议书、项目预算、立项报告、协议等，协议原件在签署后交基金会综合运营部统一存档，项目部留存协议的扫描电子文档；

2. 项目实施：项目阶段性报告、活动报告、阶段性产出等；

3. 项目变动：项目和预算调整、项目中止等申请和审批材料；

4. 项目总结：项目产出、 项目结项报告、项目财务报告、第三方审计报告（如有）等；

5. 项目监测与评估（含项目影响力、社会效益）：项目部出差报告、监测报告、阶段性报告和结项报告等审批材料、评估报告（如有）。

第三十四条  项目档案的管理按照《南都公益基金会档案管理办法》执行。

第十章  附则

第三十五条  本制度解释权属基金会秘书处，经基金会理事会审议通过，自发布之日起实施执行。

南都公益基金会

2024年12月5日