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信息公开
南都公益基金会项目管理制度
2019-01-18

第一章总则

第一条按照《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》和《南都公益基金会章程》的相关规定,为保障南都公益基金会(以下简称“基金会”)的合法权益,规范基金会项目的管理,确保项目运行的合法、规范、高效,特制定本管理制度。

第二条本制度适用于基金会正在资助的所有项目。

第三条基金会设立项目数据库,收集、反馈、筛选、确定符合基金会章程规定和资助范围及自身力所能及的项目,并通过基金会的官方网站公开向社会公众公布。


第二章  项目的组织管理

第四条基金会理事会负责基金会每一年度项目计划的审核决定。

第五条基金会秘书处围绕理事会的决定负责项目的具体执行。

第六条秘书处设立项目部,配备专职人员,行使项目管理职责。


第三章  项目管理责任

第七条基金会秘书处对项目管理负全责,项目部要分工明确,落实项目管理责任人。


 第四章  项目立项管理

第八条立项原则。根据《南都公益基金会章程》,基金会立项应遵循的基本原则是:

(一)符合基金会章程的有关规定;

(二)符合机构使命、价值观及战略;

(三)综合考虑项目的公益性、可行性和有效性。

第九条 项目的立项规定:

(一)按捐赠人意愿的立项规定:

1.捐赠者有明确意愿及指定用途,并符合基金会章程宗旨的项目可直接立项。

2.捐赠者指定用途,无明确受赠对象的,由基金会管理部门向捐赠者提供建议供选择。

3.由基金会授权代表同受赠方或其执行机构的代表签署项目协议。

4.捐赠者不愿明确指定用途的,其捐赠款列入基金会自主立项项目。

(二)基金会自主立项项目的规定:

1.资助型项目:由基金会授权代表同受资助合作伙伴的代表签署资助项目协议书。具体执行办法:1)秘书处收到项目建议书后,由项目部负责与合作伙伴沟通、接收和完善项目建议书;2)项目建议书经项目部或专家委员会认真评估,获得通过后,由专人制作项目立项报告;3)项目建议书和项目立项报告经项目部负责人及秘书长审批通过;4)由基金会授权代表同受资助合作伙伴的代表签署项目协议书。

2.自主运营项目:由项目部负责制定项目计划书和项目实施办法,经秘书长审批通过后实施。 

3.紧急的救灾类项目,按实际情况根据章程灵活执行。

第十条 立项程序

(一)根据第八条和第九条的立项原则与规定,对于捐赠者指定立项实施的项目,由捐赠者认可的项目执行方向基金会秘书处报送项目建议书。基金会项目部对项目建议书进行审查,必要时开展适当的项目前期调研,在此基础上,向秘书长提出书面的项目立项报告。

(二)对于基金会自主立项的项目,如是资助型项目,则由项目部负责与项目执行方进行沟通和完善项目建议书;自主运营项目,由项目部负责制定项目计划书和项目实施办法。 

(三)基金会根据项目的实际情况决定是否召开项目立项评审会,如不召开立项评审会,则由项目部向秘书长提出书面的项目立项报告进行审批;如召开立项评审会,则由项目部根据项目评审会结果,向秘书长提出立项审批。

(四)项目立项审批后,由项目部负责对项目进行编码管理,编码规则由三部分组成,代码(项目所属业务版块代码+类别代码)+立项年份+项目序号。

(五)凡获得批准正式立项的项目,均应在基金会的官方网站予以公布。


第五章  项目实施管理

第十一条 基金会实行合同制管理,对项目进行监管,确保项目资金按时到位、项目按照协议执行、达到预期效果。

第十二条 由基金会与执行方签署项目协议,明确约定项目的预期目标、项目内容、考核指标、付款条件、项目执行负责人(简称为项目负责人)、各方的责任以及违约责任等,并把项目协议作为基金会检查项目执行情况、项目验收及拨付项目资金的主要依据。

第十三条 项目协议按项目编号规则进行管理,如同一个项目有多份不同的协议,协议的编号规则在原项目编号规则后从1开始顺序累加(举例:JH16003-1;JH16003-2),原件在协议签署后交基金会行政部门统一存档,项目部留存扫描电子协议文档和复印件。

第十四条 具体项目执行负责人由项目执行方确定。项目负责人对管理所执行的项目负全责。其主要职责是:负责项目实施合同的执行,落实项目配套资金的足额到位;组织项目的具体执行;负责项目的日常管理;负责项目的自查验收及验收材料准备,配合基金会项目部对项目进行检查和验收,及时向基金会报告项目执行进展情况及其结果。

第十五条 项目部负责项目监管,按项目把管理责任落实到人。项目监管人的主要职责是:随时更新项目监测表,定期检查监督项目执行情况并填写项目监测报告,监督项目的工作成效,处理项目执行中出现的问题,回复进度报告,推进实现项目的预期目标。


第六章 项目资金管理

第十六条 严格按照《基金会管理条例》、《南都公益基金会财务管理制度》、《南都公益基金会项目财务指引》以及国家有关法律法规对项目资金进行规范化管理。

十七 项目审批后,基金会根据项目协议中约定的拨付原则向项目执行方拨款;项目执行方应对基金会资助的资金建立项目专用账户,专款专用,以项目预算为基本依据组织、协调项目活动及安排开支;项目执行机构应定期向基金会提交项目资金使用情况报告、项目收支明细表,报告项目财务预算的执行进度、执行差异等财务信息。

第十八条 项目预算如有重大调整,项目执行方应报基金会项目监管人审查批准,具体标准可参考《南都公益基金会项目财务指引》执行。如调整金额超出总预算10%,或遇有较长延期等重大变化(如资助年限从三年变为四年)等,在项目执行方提出申请后,项目监管人需调查申请的原因及合理性,提交项目部负责人及秘书长审批通过后反馈给项目执行方并执行。


第七章  项目验收管理

第十九条 项目完成后,由基金会项目部组织专门人员对项目执行情况进行检查验收。凡项目当年的捐赠收入占基金会当年捐赠总收入的20%以上且金额超过人民币50万元,或当年支出占基金会当年总支出的20%以上且金额超过人民币50万元,或持续时间超过3年的项目必须进行专项审计、评估;根据项目需求,基金会每年会委托财务进行内部抽查审计。

第二十条 项目验收完成后,由项目部向项目部负责人及秘书长提交项目结项评估表,项目部负责人及秘书长审批通过后,项目正式关闭。由项目监管人完成对项目的存档。


第八章  附则

第二十一条 本制度解释权属基金会秘书处,经基金会理事会审议通过,自发布之日起实施执行。



南都公益基金会

2019年1月17日